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En tant qu’avocat dirigeant un cabinet dans le domaine du droit immobilier, vous êtes responsable de la création de nombreux documents sensibles et compliqués. La gestion de tous ces documents sans un système construit pour votre domaine de pratique peut être inefficace, réduire la productivité et, pire encore, prendre du temps sur votre temps de journée qui pourrait être mieux utilisé pour servir vos clients.
Dans une clôture immobilière, les détails du client et des autres parties sont saisis dans un document en moyenne 3,8 fois par document. Comme vous le savez, certaines affaires comportent beaucoup de paperasse qui implique de saisir les mêmes informations encore et encore. Si vous travaillez dans une affaire qui comporte au moins 15 documents, vous saisirez les informations du client ou d’une autre partie au moins 57 fois.
Au lieu de se noyer dans la paperasse, de nombreux avocats commencent à utiliser un logiciel d’automatisation des documents, notamment dans un cabinet immobilier de petite taille ou en solo. Mais qu’est-ce que l’automatisation des documents, et pourquoi est-elle si bénéfique pour les avocats en droit immobilier ?
Comment fonctionne l’automatisation des documents ?
Les logiciels d’automatisation des documents peuvent permettre que les données soient saisies une fois dans le système et qu’elles se remplissent automatiquement dans les champs plusieurs fois tout au long des documents que vous utilisez le plus.
Quels sont les avantages de l’automatisation des documents ?
L’automatisation des documents est un outil puissant permettra d’augmenter l’efficacité dans l’ensemble de votre cabinet. Avec une augmentation de l’efficacité, vous verrez des avantages dans ces domaines :
. Un énorme gain de temps : moins de relecture, de copier-coller et de saisie pour vous et votre personnel. Réduction des erreurs : réduisez les risques liés à l’erreur humaine. Intégrité des documents : des styles cohérents, des modèles propres et un moyen stable et fiable de produire du travail. Garantie de l’actualité des formulaires : tout le personnel utilise la version actualisée d’un même formulaire.
Lorsque vous envisagez un outil d’automatisation des documents, recherchez ces caractéristiques clés :
Données saisies une seule fois dans une base de données personnalisée en fonction de l’affaire dans laquelle vous travaillez, y compris tous les contacts pertinents, et d’autres informations pertinentes sur l’affaire. Les documents Microsoft Word sont préconfigurés avec des champs de fusion insérés aux endroits appropriés du document où les données sont habituellement saisies. La combinaison des points (1) et (2) ci-dessus permet d’insérer des champs de fusion de manière répétée dans de nombreux documents. Les types de documents qui peuvent être automatisés sont les suivants : contrat d’engagement, avis de clôture à l’acheteur, lettre d’inspection, lettre à l’assurance titre ou déclarations de clôture.
Incidences sur les affaires
Avec l’automatisation des documents, vous êtes en mesure de libérer votre journée pour vous concentrer sur les domaines de votre pratique qui font briller votre petite entreprise.
Un meilleur service client : vous pouvez enfin vous concentrer sur le contenu, et non sur le formatage, la mise en page ou la structure du document. Augmentation de l’utilisation des employés : les employés peuvent trouver plus rapidement ce dont ils ont besoin, générer des documents en une fraction du temps, et avoir la certitude d’avoir effectué le travail avec précision. Contrôle de la qualité : l’automatisation des documents standardise les documents que vous utilisez le plus souvent. Au lieu de ressortir la vieille lettre d’un client et d’utiliser la fonction de recherche et de remplacement pour la mettre à jour, vous savez que chaque formulaire, lettre ou document est créé récemment, en utilisant uniquement les détails exacts de la question. Des marges bénéficiaires plus élevées : passer moins de temps sur le travail des clients signifie plus d’argent dans votre poche. Vous pouvez utiliser le temps que vous gagnez pour générer de nouvelles affaires, suivre les recommandations ou partir plus tôt pour voir votre famille.
